Что собой представляет процесс организации документов электронного архива » ТелеВести.Ру - Новости ТВ, Новости телевидения, ТВ, Все о телевидении в Москве и России, Масс-медиа, Новости интернета, Новости радио
Мы в социальных медиа:
» » Что собой представляет процесс организации документов электронного архива

Что собой представляет процесс организации документов электронного архива

13 июля 2020

диагностика 1сВ современном мире совершение цифровых оборотов документов – достаточно популярный процесс. Люди делают отправку бумаг в этом виде и пользуются возможностями ЭДО на работе. Однако вопрос о сохранности накопленной документации - нюанс системы, который требует доработки.

Минусы документации, представленной в бумажном виде

Существует ряд проблем с бумажными носителями. К ним относятся:

• Потеря во время хранения, передачи и т.д.;
• Трудно отыскать нужное;
• Объем бумажных актов требует хранилища и затрат на его содержание;
• Невозможность работать с одним документом одновременно нескольким людям;
• Сложности с отчетностью;
• Урон в случаях возникновения чрезвычайных ситуаций;

Вот причины, по которым цифровой вариант не просто удобен, но и необходим.

Преимущества электронного архива

База электронной документации хранит бумаги в цифровом формате, поступившие из ЭДО и других источников, которые учитываются и делятся по признакам.

Диагностика 1с цифрового варианта имеет следующие преимущества.

• Работать получается просто и быстро;
• Высокая скорость реакции на требования проверяющих организаций;
• Возможность реорганизации и четкой классификации;
• Огромные объемы информации, не требующие отдельного помещения.

Как создать электронный архив

Создание архива проводится в несколько этапов. Основные из них:

• Выяснить требования к системе в целом;
• Проанализировать работу организации, нуждающейся в хранилище;
• Выявить главные и второстепенные документы, подлежащие хранению;
• Просмотреть существующую бумажную документацию;
• Сделать оцифровку и ввести электронные документы в базу.